التنسيق مع التدقيق الخارجي والجاهزية للتدقيق

معظم عمليات التدقيق تطول للسبب نفسه: يصل المدقق والملف غير جاهز. فالأرصدة غير مسوّاة، والجداول الداعمة لا تتطابق مع الدفتر، وحسابات الشركات الشقيقة لا تتقاصّ، وإجابات الأسئلة الروتينية موجودة في رؤوس أشخاص مشغولين بعمل آخر. فيتحوّل التدقيق إلى تبادل طلبات يمتد شهوراً، وترتفع التكلفة معه — لأن المدققين يسعّرون التعطيل بقدر ما يسعّرون العمل.

والجاهزية هي العلاج، وتُنجز قبل العمل الميداني لا أثناءه. وتعني ذلك حسابات مراقبة مسوّاة، وجدولاً رئيسياً لكل رصيد جوهري مرتبطاً بميزان المراجعة، وسجلات أصول ثابتة ومخزون تطابق الموجود فعلاً، واختبار قطع الإيراد عند نهاية الفترة، ومخصصات ومستحقات لها أساس موثّق لا رقم تقريبي مرحّل. وحيث توجد تقديرات وأحكام، تُدوَّن مبرراتها وهي ما تزال حاضرة.

ودور حلقة الوصل هو النصف الآخر، وهو المكان الذي يُوفَّر فيه الوقت فعلاً. فنقطة تواصل واحدة تمسك قائمة طلبات المدقق، وتوجّه كل بند إلى من يستطيع الإجابة عنه، وتتابع ما لم يُنجز، وتراجع الردود قبل إرسالها. فتُجاب الأسئلة مرة واحدة وبالشكل الذي يستطيع المدقق استخدامه، بدلاً من ثلاث مرات بثلاث صيغ مختلفة.

وتنال الضوابط اهتماماً أيضاً، لأنها ما يختبره المدقق قبل أن يقرّر حجم العمل التفصيلي المطلوب. فالشركة التي يوجد فيها فصل واضح بين من يعتمد ومن يدفع ومن يقيّد — مع دليل على استمرار هذا الفصل طوال السنة — تمنح المدقق أساساً للاعتماد على أنظمتها. والتي تفتقر إلى ذلك تدعو إلى عيّنة أوسع وارتباط أطول.

ونتائج التدقيق أثمن من التوقيع نفسه، وهي تُهدر عادةً. فخطاب الإدارة الذي يحدّد نقاط الضعف تشخيص مجاني لوظيفة المالية، والنقاط نفسها تتكرّر سنة بعد سنة في الشركات التي تحفظه وتمضي. نحن نعالج هذه النتائج بعد إغلاق التدقيق ونصلح أسبابها قبل الدورة التالية.

نُعِدّ الملف والجداول، ونراجع الضوابط، وندير علاقة المدقق من طرفها إلى طرفها، ونتعامل مع النتائج بعدها. أما تقرير التدقيق نفسه فيوقّعه مدققك المعيّن. وإن لم يكن لديك مدقق، يمكننا مساعدتك في تعيين واحد — ولا نتولّى نحن ذلك الدور.